Gestão financeira do consultório: como manter suas finanças em ordem?

Não sabe por onde começar a organizar a parte financeira do seu consultório? Confira a seguir as melhores dicas de gestão financeira que temos para você e livre-se de uma vez dessa dor de cabeça!

Estar com as finanças em dia é uma preocupação que todos os tipos de empresas devem ter, mesmo os negócios menores, como os consultórios. Afinal, de modo semelhante ao que acontece nos grandes empreendimentos, há contas a pagar e a receber, impostos e até imprevistos financeiros.

Por isso, é essencial que exista uma adequada gestão financeira do consultório. E se você deseja obter dicas para manter as finanças sempre em ordem e garantir uma boa administração da sua empresa, continue com a leitura deste artigo e confira os tópicos a seguir.

Tenha um planejamento financeiro

Entre as dicas mais importantes para gerenciar o seu consultório com sucesso está o planejamento financeiro. Trata-se de um plano que deve ser feito de maneira periódica, podendo ser anual e revisado mês a mês.

No planejamento, você precisa levar em conta todas as despesas que a sua empresa possui ao longo do ano. Não esqueça de considerar os custos fixos, como aluguel, energia elétrica, água, telefone, salários e outros e os custos variáveis, como materiais de escritórios e insumos.

Como o próprio nome diz, os custos variáveis são aqueles que você não possui todos os meses, ou que mesmo havendo, o seu valor não se mantém o mesmo. Além disso, existem os impostos, que variam de acordo com o perfil do seu negócio.

Ao ter na ponta do lápis essas informações, é possível entender melhor como são as suas despesas mês a mês e, assim, estimar o quanto de rendimentos é preciso gerar para pagar todas elas. Portanto, fazer o planejamento também contribui com a precificação das consultas.

E caso você perceba que os custos mensais estão maiores do que a previsão de recebimentos, é necessário fazer ajustes urgentemente. Você pode reajustar o valor das consultas ou mudar para uma sala comercial mais barata, por exemplo. Cortar outras despesas pode contribuir com a situação, para o seu preço se manter competitivo.

Faça o controle financeiro regularmente

O controle financeiro é mais um ponto crucial da gestão financeira do consultório, uma vez que permite a você acompanhar o fluxo de caixa, antever problemas e tomar decisões assertivas. Para tanto, é preciso ter um rígido controle das contas a pagar e a receber.

As contas a pagar devem ser bem organizadas, para que não haja esquecimentos e pagamentos em atraso. Mesmo que o atraso seja de poucos dias e as multas e juros sejam baixos, se essa prática se tornar constante, em poucos meses o valor gasto de forma desnecessária será significativo.

O mesmo deve ser feito com as contas a receber. É importante saber exatamente o que cada cliente está devendo e definir um método para fazer a devida cobrança caso eles se tornem inadimplentes. O que entra e o que sai de dinheiro da sua empresa consiste no fluxo de caixa, e é fundamental para garantir seu capital de giro.

Se as contas forem pagas em dia e os pagamentos dos clientes recebidos, além de outras receitas que o seu consultório pode ter, tudo dentro do prazo, o fluxo de caixa se mantém controlado. Por fim, é importante realizar a chamada conciliação bancária.

Esse procedimento consiste em verificar se o que é registrado como entrada no caixa do escritório coincide com o que aparece nas contas bancárias. É preciso ainda considerar os pagamentos no crédito e demais modalidades.

De qualquer forma, ao conciliar é possível identificar possíveis discrepâncias, que representam erros e enganos de registro ou até mesmo desvios realizados por terceiros. 

Defina um pró-labore para seu pagamento

Mais uma dica para a gestão financeira do consultório é determinar um pagamento para o trabalho que você realiza. Quem tem uma empresa não recebe um salário, mas sim, o pró-labore. Essa definição é importante para que você não use mais dinheiro do que deve do seu consultório.

Trata-se de um controle essencial para manter a saúde financeira da sua empresa. Apesar de ser contraindicado, é normal que os empresários não definam um valor para o seu pagamento e, assim, acabam pegando dinheiro do caixa sempre que precisam.

Se isso acontecer, existe o risco de faltar dinheiro para as despesas do consultório. Esse cuidado é ainda mais importante para empresários que não gerenciam de forma adequada as suas próprias finanças e as da sua família. 

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Por conta desse descuido, não raro, empresas acabam fechando as suas portas, pois o seu proprietário utilizou para fins pessoais recursos de maneira indevida e excessiva do seu negócio. 

Não misture contas pessoais com as do consultório 

Ainda falando dos erros que os empresários estão propensos a cometer está o de misturar contas pessoais com as contas do consultório. Se você não tiver um pró-labore, ou mesmo que tenha, usa mais dinheiro do que aquele que foi definido como o seu pagamento, os resultados podem ser desastrosos.

Afinal, sem esse cuidado e controle, à medida que chegam contas pessoais e da sua família para serem pagas, você pega dinheiro do caixa do consultório. Desse modo, se essas despesas extrapolarem o valor definido como o seu pró-labore, então, você passa a usar dinheiro da sua empresa.

Mais uma vez, é possível que falte dinheiro para pagar as despesas do consultório. Mesmo que você queira repor o dinheiro no mês que vem, corre o risco de não conseguir. E se essa situação ficar se repetindo, uma bola de neve pode iniciar e vai ser difícil freá-la. 

Portanto, mais do que manter as finanças sempre em ordem do seu consultório, é preciso que faça o mesmo com a sua vida pessoal e da sua família. E não misturar as contas é uma medida preventiva muito relevante. Nesse sentido, vale a pena ainda ter contas bancárias separadas. 

Precifique adequadamente as consultas 

Para ter as contas sempre em dia no seu consultório é necessário precificar de modo adequado as consultas. Esse pode ser um dos principais desafios para a gestão financeira do negócio. Isso ocorre porque, se por um lado, o valor deve ser suficiente para pagar as contas, por outro, precisa ser competitivo.

Ou seja, o preço cobrado pelo serviço oferecido deve estar em sintonia com o valor praticado pela concorrência. Desse modo, o primeiro passo para precificar as consultas é pesquisar a concorrência e fazer uma média do valor cobrado.

A partir dessa referência, é possível definir o seu valor, claro, levando em consideração os seus diferenciais de mercado, que podem deixar o preço da consulta maior ou menor. De todo o modo, o recomendado é que esse valor não destoe muito dos demais consultórios.

Como falado anteriormente, se no seu planejamento financeiro você verificar que as despesas estão mais altas que os recebimentos, um dos ajustes necessários é o reajuste da consulta. No entanto, essa medida é apropriada apenas se o seu preço estiver defasado. Caso contrário, é preciso reduzir outras despesas. 

Conte com um fundo de reservas 

E por falar em diminuir os custos do seu escritório, outra dica para manter as finanças sempre em ordem é criando maneiras de economizar. Dessa forma, você consegue ter um fundo de reservas. Hoje em dia, mais do que nunca, trata-se de um cuidado obrigatório.

Não é de hoje que o país vive uma sequência de crises financeiras e econômicas e com a pandemia do coronavírus esses problemas apenas aumentaram. Portanto, ter um dinheiro de reserva é o jeito certo para o seu consultório continuar funcionando mesmo que passe por alguma instabilidade financeira. 

Basta lembrar dos momentos que a sua empresa teve que fechar as portas devido às restrições impostas na sua cidade por conta da pandemia. Para esses momentos, uma reserva financeira tem o poder de salvar o seu negócio. Mas para que seja possível guardar, é necessário aprender a economizar.

E isso você pode fazer a partir de agora, não é preciso esperar para que as coisas voltem a ficar ruins. Entre as alternativas, está alugar uma sala mais em conta, dividir uma sala comercial com um colega de profissão, optar por planos de telefonia mais baratos, etc. 

E falando nisso, que tal dar uma olhada nas 5 despesas que sua empresa não deveria estar pagando? Tenho certeza de que você encontrará outras maneiras de economizar em seu consultório após concluir esta leitura!

Estabeleça protocolos para a inadimplência 

A última dica de gestão financeira do consultório é também de extrema importância e consiste em estabelecer protocolos para a inadimplência dos seus clientes. Afinal, é comum que os clientes deixem de pagar as consultas, mas você não pode deixar que isso ocorra.

Afinal, a falta de pagamento vai impactar imensamente as suas finanças. Nesse sentido, vale a pena ter uma estratégia eficiente, que estimule os clientes a não deixarem de pagar. O primeiro passo é prevenir a inadimplência, o que pode ser feito oferecendo diferentes formas de pagamento.

Outra dica é permitir o parcelamento de valores mais altos. Mas também é preciso tomar atitudes quando não houver o pagamento no prazo combinado. Uma delas é ligar para o cliente ou entrar em contato de outra maneira, informando a dívida, pois ele pode apenas ter esquecido.

Já se a dívida se prolongar, dê preferência pela negociação, parcelando a dívida ou oferecendo um prazo maior. Claro que nem sempre essas medidas surtem o efeito desejado, mas contribuem em muito para que o seu consultório não fique no prejuízo.

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