Ordem de serviço: o que é e como fazer uma para sua oficina mecânica

Também conhecida por OS, a Ordem de Serviço é um documento que formaliza um serviço prestado e que possui as informações ditas pelo cliente quando da entrada e autoriza um serviço mecânico. Depois que tudo é preenchido, o técnico e o cliente declaram estar cientes e o conserto pode iniciar.

Após a saída do cliente da oficina, a ordem de serviço passa a ter mais importância interna, e se torna um guia das atividades a serem realizadas.

Todos os serviços realizados no veículo precisam ser anotados na Ordem de Serviço.

Neste artigo iremos abordar a importância de uma ordem de serviço (OS), seja ela manual ou informatizada, para uma oficina mecânica organizada e próspera, então continue com a gente!

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço pode ser resumida na especificação de uma tarefa/trabalho para um determinado cliente.

Além do mais ela é um documento que formaliza a prestação de serviço da oficina, só por isso já merece sua atenção, mas você perceberá ao longo desse artigo que a Ordem de Serviço ainda pode ser muito mais importante do que você imagina.

Uma OS funciona como um guia para todo o processo de contratação e execução do trabalho dentro de sua oficina mecânica, o que te ajudará a manter os colaboradores alinhados, e o gestor informado.

Uma boa ordem de serviço (OS), deve conter:

  • Nome do serviço (retirada, instalação, conserto etc.);
  • Por quem o trabalho será feito;
  • Descrição do serviço;
  • Quando será realizado;
  • Como será realizado;
  • Para quem será realizado (solicitante);
  • Equipamentos e ferramentas que serão utilizados;
  • Tempo gasto para cada atividade;
  • Peças necessários para o serviço
  • Procedimentos que deverão ser efetuados;

A seguir você vai conhecer um pouco mais sobre Ordens de Serviço; os tipos existentes, os mais utilizados no mercado atual, a necessidade, e o impacto que ela causa diretamente em seu negócio. Acompanhe! 

Quais os tipos de ordem de serviço?

Uma OS pode ser bem simples, destas em blocos destacáveis, adquirida em qualquer papelaria. Quando a oficina opta por esse tipo de Ordem de serviço, a sua organização interna é feita através de planilhas.

Também é possível adquirir softwares de gestão interna, onde as ordens de serviço são impressas, e dados já pré-determinados gerados automaticamente em planilhas das mais variadas.

Existe também a opção de softwares e apps de gerenciamento mais completos, onde é possível gerar uma ordem de serviço por usuários de forma online. Esta opção de sistema e geração de OS proporciona um gerenciamento mais dinâmico e automatizado da organização interna operacional administrativa e financeira.

Por que começar a usar uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é o básico da organização de uma oficina mecânica como empresa/negócio. Sem uma OS a oficina pode perder credibilidade perante seu cliente, demonstrando desorganização.

Uma OS ajuda a organizar estoque, prioridades de compras e serviços, e manter em dia as obrigações fiscais, financeiras e trabalhistas.

Como vimos no capítulo anterior uma OS, independente do modelo que seja, ajuda a manter a oficina viável como negócio. Ela é fundamental para comunicar os gestores com os colaboradores sobre as demandas:

  • Organizar os pedidos conforme prioridades e demanda de peças;
  • Garantir a entrega no prazo e de acordo com as especificações contratadas;
  • E equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência.

A ordem de serviço influencia no resultado da oficina?

Sim. Com um fluxo padronizado de OS a oficina pode:

  • Organizar os pedidos conforme a produtiva da equipe;
  • Garantir entregas no prazo e com as especificações contratadas;
  • Controlar uma precificação correta;
  • Manter o controle nas trocas e alterações no pedido do cliente;
  • Manter todos informados sobre os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente;

Com essas e tantas outras vantagens a ordem de serviço de forma organizada pode influenciar em todos os ramos da oficina mecânica, desde sua organização interna, a satisfação do cliente e muito com a saúde financeira do negócio.

Ordem de serviço digital

Podemos dizer que um de ordem de serviço digital é um programa completo para proprietários de oficinas mecânicas que desejam ter o controle total de sua empresa como:  vendas, financeiro e estoque. Esses sistemas de OS oferecem acesso diferenciado para colaboradores e gestores.

Em seguida iremos ver quais as vantagens e como contratar softwares de gerenciamento de ordens de serviço.

Quais as vantagens de uma ordem de serviço digital?

A OS informatizada traz agilidade no atendimento, e informações completas sobre o veículo que chega à oficina. Também controla revisões, troca de óleo, estado do veículo, relatório total do veículo ao chegar.

Com estes softwares é possível ter muito mais controle das horas trabalhadas de todos os colaboradores. Tanto para a formação de preço de mão-de-obra quanto para o controle de pessoal, o apontamento de horas garante um controle do tempo dedicado a cada serviço.

Integrado como módulo financeiro, e sem sair da ordem de serviço a oficina e o cliente consegue simular parcelas para pagamento e descontos por vouchers. Quando a ordem de serviço é finalizada, esses lançamentos são automaticamente incluídos nas contas a receber.

Também é possível facilitar a vida dos seus clientes, enviando cotações para aprovação diretamente para os seus telefones, além de fotos e informações do andamento do serviço

Como ter uma ordem de serviço digital

Inicialmente é importante que o proprietário alinhe com outros setores internos ou que prestam serviço para a empresa, em busca de mais informações, necessidades e modelos de implantação.

Definida a demanda e a necessidade da oficina, é possível encontrar softwares com os mais distintos valores, oferecendo programas internos, e exclusivos, a sistemas disponibilizados em nuvem, com um pagamento mental, permitindo de poucas ordens de serviços mensais, a um número mais elevado de acordo com a necessidade. É possível fazer testes gratuitos de algumas semanas em praticamente todos os softwares online de gestão de Ordem de Serviço. 

A importância de um software para emissão de OS

Como já dito em alguns tópicos a ordem de serviço emitida por softwares interligados garantem inúmeras vantagens para uma oficina mecânica.

Uma vez que seu sistema informatizado de nota de serviço é interligado com a oficina mecânica, a OS estipulará tempo de serviço, número de pessoas para efetuar o serviço, além das peças e seus valores para cada trabalho.

Desta forma é possível estipular o preço mais exato e justo para cada serviço. Com a grande concorrência que há no ramo, é muito importante que a oficina mecânica cobre valores adequados, dentro do esperado no mercado atual.

Desta forma é possível fidelizar clientes, e não também não correr o risco de cobrar valores menores do que o necessário para as práticas diárias.

Planejar o ritmo e as prioridades

De forma geral, as oficinas são empresas que exigem uma boa gestão de tarefas, pois, são procuradas por clientes que buscam por uma solução rápida e eficiente para seus problemas, sem abrir mão de qualidade.

Ou seja, nesse ambiente, estabelecer um adequado gerenciamento de prioridades é essencial.

Independente de qual for o cenário, ser capaz de priorizar a solução de problemas é essencial. O primeiro passo para uma boa gestão de tarefas é definir um modelo de gerenciamento.

Nos dias de hoje, um sistema informatizado de gerenciamento de ordens de serviço pode facilitar muito a vida do gestor para não tornar o negócio obsoleto, dando oportunidade para a concorrência se sobressair.     

Se na prática do serviço todo mecânico para efetuar um bom serviço necessita de ferramentas adequadas, para administrar suas prioridades não é diferente, e para isso um serviço informatizado de emissão de OS irá trazer um grande diferencial.

Organização fiscal e gerenciamento de pessoal

Um sistema informatizado de emissão de ordens de serviços interligado a outros setores da oficina mecânica, possibilita um maior gerenciamento de pessoal. Através da OS é possível saber onde os colaboradores têm trabalhado, em que tipo de serviço, suas dificuldades, e assim possível aprimoramento.

Além dos mais sistemas integrados de OS já estão conectados ao sistema financeiro; Ele gera e envia de Notas Fiscais, o que gera maior segurança e confiabilidade na organização fiscal da oficina.

Uma boa organização fiscal possibilita importantes auditorias no futuro.

Considerações finais

Esperamos ter esclarecidos algumas dúvidas sobre Ordens de serviços, da sua importância para a realização de um serviço, seja ele de manutenção preventiva, ou de reparação automotiva.

 Independentemente do tamanho da oficina, do seu tempo, e da forma de gestão uma OS bem planejada e seguida à risca, seja ela manual ou informatizada irá facilitar a vida do empreendedor, do gestor, colaboradores e gestores. Tenha em mente que grandes resultados, começam por pequenas atitudes, e uma OS é mais básica e mais importante delas.

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