O passo a passo para fazer um controle financeiro eficiente da oficina mecânica pode ser um desafio para muitos profissionais. Confira o que é necessário para garantir um negócio lucrativo e evitar a inadimplência de clientes

Oficinas mecânicas são negócios que costumam ser lucrativos por si só. Afinal, uma parte significativa da população faz uso de veículos todos os dias. Essa utilização frequente exige que, de tempos em tempos, os mesmos sejam enviados às oficinas para reparos e revisões.

No entanto, mesmo sendo um negócio lucrativo, sem a adequada gestão financeira, é possível que o empresário até fique atolado em dívidas. Isso ocorre quando os procedimentos administrativos não acontecem de maneira adequada e também quando os clientes não realizam os pagamentos como deveriam. 

Você tem interesse no assunto e quer saber mais? Então, continue com a leitura deste artigo e descubra nos tópicos a seguir como realizar a correta gestão financeira da oficina a fim de garantir bons lucros e evitar clientes inadimplentes.

Como tornar a sua oficina mecânica lucrativa 

Por mais que a sua oficina mecânica possua clientes fiéis e que sempre apareçam novos clientes, isso sozinho não é suficiente para o seu negócio ter a lucratividade que pode ter. É essencial que haja uma gestão financeira bem executada. 

O trabalho consiste em uma série de procedimentos que deve fazer parte da rotina da sua empresa. Veja a seguir quais são os principais aspectos a considerar na hora de fazer a gestão financeira:

Saiba quais são todos os custos da sua oficina 

Para a sua oficina mecânica ser lucrativa é importante que sejam identificados todos os custos existentes, tantos os fixos quanto os variáveis. Alguns exemplos dos custos fixos são aluguel, salário dos funcionários, energia elétrica, água e outros.

Já os custos variáveis são aqueles que mudam a cada mês ou que nem todos os meses existem. Manutenção de máquinas e aparelhos, insumos, ferramentas e impostos são alguns deles. A partir do momento que você sabe quais são todos os custos da sua empresa, é possível pagar as contas em dia.

Se isso não ocorrer, as dívidas podem se acumular, gerando juros e multas que podem causar um grande prejuízo quando forem quitadas.

Acompanhe de forma contínua o fluxo do caixa

Outra dica para quem deseja ter um negócio que gere lucro é acompanhar de maneira permanente o fluxo de caixa. Ele consiste no dinheiro que sai e entra da sua empresa. Em geral, o que sai refere-se às despesas que são pagas ao longo do mês e o que entra são as receitas, obtidas com a prestação de serviços.

Esse acompanhamento é necessário para saber se as receitas estão dando conta de pagar os custos. Se não estiverem, o preço dos seus serviços pode estar defasado e deve ser reajustado. Mas se os preços são competitivos, então, é preciso reduzir gastos para não ficar no vermelho.

Entenda a diferença entre faturamento e recebimento

Mais um ponto importante da gestão financeira da oficina é entender a diferença entre faturamento e recebimento. O primeiro é o valor referente a todos os serviços que a sua empresa prestou ao longo do mês. Mas pode não ser igual ao recebimento, caso você trabalhe com vendas parceladas ou a prazo.

Nas vendas parceladas, caso você escolha por não arcar com os custo de uma taxa de antecipação, os valores não são pagos no mesmo mês em que houve a prestação do serviço e você deve estar atento a essa diferença. Se esse cuidado não existir, é possível achar que existe dinheiro suficiente em caixa quando na verdade não, pois parte dos pagamentos serão feitos nos meses posteriores.  Nesse caso, pode haver problemas de capital de giro.

Fique atento aos recebimentos a prazo 

Ainda sobre os pagamentos a prazo, é preciso ter um sistema para verificar se eles estão sendo feitos pelos clientes de acordo com o previsto. Se isso não ocorrer, os clientes se tornam inadimplentes, sendo necessário tomar providências para fazer com que eles paguem a sua dívida, como veremos em breve.

De todo o modo, é importante fazer um controle rígido dos pagamentos a prazo para que não haja confusão na hora de avaliar o fluxo de caixa a fim de tomar decisões, como adquirir novos aparelhos ou fazer gastos não previstos.

Precifique os serviços de modo adequado 

Garantir lucros na sua oficina mecânica exige ainda a adequada precificação dos serviços prestados. Esse costuma ser um dos principais desafios de todo empresário, pois ao mesmo tempo que o valor cobrado deve dar conta dos custos dos negócios, também precisa gerar lucro.

Para tanto, o recomendado é contar com um preço médio em relação à concorrência, a fim de manter a sua competitividade no mercado. Afinal, se ele for muito acima, a concorrência vai ganhar os seus clientes e se os valores cobrados estiverem muito baixos pode significar que a sua oficina tem prejuízo.

Assim, você poderá ter mais segurança e referências na hora de definir a margem de lucro ideal para seus serviços.

Invista em um sistema de gestão

Para executar uma eficiente gestão financeira da oficina mecânica, garantindo lucros e evitando clientes inadimplentes, vale a pena investir em um sistema de gestão ERP. Trata-se de um software que possui diversas funções para ajudar na rotina diária, tornando o trabalho simples, prático e assertivo.

Basicamente, é preciso usar uma plataforma para incluir informações, fazer consultas e obter relatórios. Assim, você controla as contas a pagar e a receber, o fluxo de caixa, emite nota fiscal e boleto bancário, faz conferências, controla o estoque e muito mais. 

Como evitar clientes inadimplentes? 

Outro ponto importante da gestão financeira da oficina é evitar que os clientes fiquem sem pagar o que devem, ou seja, se tornem inadimplentes. Para tanto, existem diferentes procedimentos que podem ser adotados. Confira a seguir quais são os principais:

Realize uma análise de crédito do cliente 

O primeiro passo para prevenir a inadimplência dos clientes é fazer uma análise de crédito. Hoje, existem diferentes maneiras de realizar essa tarefa, como identificar o cliente por meio da apresentação de documentos oficiais, solicitar os seus dados residenciais e comprovação de renda.

Verificar os dados creditícios, por meio de órgãos como SPC e SERASA, é mais uma atitude eficiente. Dessa maneira, é possível até mesmo acessar informações de tickets médios de compra, dívidas em andamento, média de atrasos, etc.

Ofereça diferentes formas de pagamento

Você pode se prevenir das inadimplências com a oferta de diferentes formas de pagamentos para os clientes. Assim, eles podem escolher o método mais adequado, conforme suas necessidades, o que ajuda em muito a aumentar as chances do pagamento ocorrer como o esperado, sem surpresas. 

Ofereça descontos no pagamento à vista 

A melhor forma de evitar que os clientes deixem de pagar uma conta é quando realizam o pagamento à vista. No entanto, para muitas pessoas essa prática não é algo comum, já que nem sempre possuem naquele momento o dinheiro necessário.

Eles também podem ter outras prioridades, mas você pode dar um estímulo para que eles façam o pagamento na hora. Nesse sentido, ofereça bons descontos se o pagamento for realista no mesmo dia em que a contratação do serviço é feita. 

Ofereça opções para o vencimento da fatura

Quanto o pagamento à vista não é viável para o cliente e ele prefere que a oficina emita uma fatura ou boleto bancário, também é possível aumentar as chances do pagamento acontecer na nada prevista e evitar que haja mais um cliente inadimplente.

Para tanto, conte com diferentes opções para o vencimento da dívida. Em vez de gerar um boleto bancário automaticamente com uma data específica, dê ao cliente a opção de três dias distintos. Pode ser um no início do mês, outro na metade e um no final.

Emita nota fiscal em toda prestação de serviço

Outra dica para evitar clientes inadimplentes e também uma forma de manter a oficina mecânica sempre legalizada é emitir notas fiscais em todas as prestações de serviços. Isso porque esses documentos servem como prova do serviço contratado, se a cobrança da dívida for parar no âmbito judicial.

E claro, notas fiscais emitidas de maneira correta mostram que a sua empresa não comete o crime de sonegação fiscal. Caso isso não ocorresse, a sua oficina poderia ter muito prejuízo para resolver o impasse.

Tenha procedimentos para cobrar os inadimplentes

Já quando os métodos para evitar clientes que não pagam as dívidas não forem suficientes, chega o momento de combater a inadimplência. Da mesma forma, é preciso ter procedimentos para fazer a adequada cobrança.

Em um primeiro momento, o profissional responsável por essa tarefa na sua oficina deve entrar em contato com o cliente, para lembrá-lo do pagamento em aberto. Afinal, ele pode simplesmente ter esquecido e um único aviso ser o suficiente para que pague o que deve.

Mas nem sempre isso é tão simples. E se o cliente não pagou porque não pode, o recomendado é negociar, oferecendo um maior prazo para o pagamento ou um desconto, pois é melhor receber ao menos parte da dívida do que nada.

Essa atitude é ainda mais propícia no caso de ser um cliente fiel, que sempre arcou com as dívidas, mas que agora passa por um momento difícil. Além disso, recomenda-se definir um número de vezes para entrar em contato com o cliente e se não houver resultado é preciso levar a dívida para o jurídico.